Блог DEFY

Как использовать ZOOM для конференций?

31.08.2020
99
265
clock Время чтения ~2 мин.

Конференция в Скайпе еще несколько лет назад была единственным возможным решением для организации групповых звонков. Но со временем этот вариант устарел из-за отсутствия необходимых функций, нередко – плохого качества связи и других проблем. Для ведения онлайн-переговоров, уроков, общения лучше применять Zoom – отличную альтернативу стандартным решениям. Как использовать Zoom для конференций на компьютере? Простая инструкция поможет настроить программу, чтобы в полной мере использовать все доступные опции.

Zoom (Зум): что это, как им пользоваться?

Простым языком, Zoom стал аналогом Skype, но более удобным и совершенным. Его возможности практически безграничны – многие зарубежные компании используют видеосвязь для проведения мастер-классов или развлекательных мероприятий – это оптимальное решение не только для работы, но еще и совместного времяпровождения, пусть и на расстоянии. Для удаленного взаимодействия с коллегами этот вариант оптимален, любые возникающие вопросы можно с легкостью обсудить в удобный момент.

Установка Zoom

Чтобы воспользоваться приложением, его нужно предварительно скачать. Загрузить нужный файл можно на ноутбук, компьютер, телефон или планшет. Благодаря специальным плагинам можно выполнить синхронизацию с Google сервисами, что значительно упростит планирование предстоящих рабочих мероприятий и онлайн-встреч. После того, как файл загрузится, нужно выполнить несколько три простых шага:

  • Нажать на файл и, следуя предложенным рекомендациям, установить программу на устройство.
  • Запустить программу и зарегистрироваться в системе, создать аккаунт.
  • Войти под своим именем и запустить видео-звонки или конференцию.

Как организовать видеоконференцию в Zoom? Для этого нужно убедиться, что будущие участники онлайн-совещания тоже зарегистрированы в системе – в противном случае им также потребуется скачать и установить программу, заполнить поля анкеты, необходимой для регистрации аккаунта.

Преимущества Zoom-конференций

В период общенационального карантина и вынужденного перехода на удаленный формат общения, достоинства работы через приложение оценили миллионы пользователей. Среди преимуществ можно выделить:

  • Доступен базовый бесплатный тариф, в котором можно создать конференцию на 100 участников, которые одновременно находятся в комнате и участвуют в совещании. Бесплатный тариф предусматривает 40 минут общения, но можно сменить его в любой момент, выбрав более подходящий вариант, отвечающий текущим потребностям.
  • Можно установить программу на любое устройство (смартфон, планшет, ноутбук – главное, чтобы гаджет поддерживал возможность работы).
  • Высокое качество связи позволяет наслаждаться общением, не испытывая неудобств, связанных с нечеткой картинкой или плохим звуком.
  • Есть возможность разделить функции основных участников процесса, например, доверив техническую часть определенной группе, а другие задачи – остальным.

У организатора есть дополнительные возможности. Он может предоставить участникам различные права, например, отключить чей-то микрофон, что актуально для проведения онлайн-уроков или занятий. Для обучения можно также поделиться экраном, чтобы другие участники тоже могли вносить комментарии. Распространен вопрос о том, как сделать запись конференции в Zoom – чтобы сохранить все данные, нужно зайти в меню функций, выбрав пункт «Записывать на этот компьютер». Может потребоваться разрешение организатора. После этого файл в любой момент будет доступен для просмотра. Чат с комментариями также сохраняется.

Создание конференции в Zoom пошагово

Интуитивно понятный интерфейс позволит без труда пользоваться всеми возможностями программы. После того, как файл загружен и установлен, откроется главная страница, на которой нужно выбрать пункт «Организовать конференцию». Пользователям будут предложены 3 варианта:

  • с видео;
  • без видео;
  • демонстрация экрана.

Сделав выбор, можно сразу переходить к созвону, предварительно убедившись, что все участники запланированной встречи готовы к началу конференции. Что удобно, можно сменить обычный домашний фон на одно из выбранных изображений. Другие участники онлайн-совещания увидят коллегу, например, на фоне морских красот. Оптимизация потоков обеспечит хорошую детализацию изображения, но при значительной нагрузке на сеть приоритет будет отдан звуку – ничто не помешает максимально комфортному общению.

Как пригласить участников?

Доступны различные способы, позволяющие сообщить другим пользователям о том, в какой комнате и в какое время будет проходить встреча. Это можно сделать, отправив ссылку любым удобным способом (в мессенджерах), либо по электронной почте. Текст сообщения выглядит следующим образом:

Подключиться к конференции Zoom

https://us04web.zoom.us/j/123456789?pwd=RVk3EnRZYUMwUZJVcTNBZNmmhfLDz09

Идентификатор конференции: 123 456 789

Пароль: 112233.

Как пригласить участников в конференцию Zoom? Заранее отправить всем приглашения. Соответственно, получив ссылку, пользователь сможет перейти по ней, ввести идентификатор, пароль и присоединиться к общению. Для каждой встречи генерируются уникальные данные, чтобы комната была недоступна посторонним.

Взаимодействие с участниками в Зуме

Чтобы общение было эффективным, организатор созвона должен контролировать все процессы. Оптимальным решением станет простой алгоритм действий:

  • Назначить помощников, которые будут наблюдать за процессом, своевременно направляя его в нужное русло.
  • Звук микрофонов стоит изначально отключить и включить только после того, как будут подробно озвучены правила совместного взаимодействия. Например, «дать слово» только определенным пользователям, оставив остальных «без голоса».
  • Можно выбрать единый сигнал, который показывают участники, когда им хочется внести свою лепту в разговор. Простой жест, как поднятая рука за школьной партой, поможет привлечь внимание – и модератор включит микрофон.

Подобные правила очень важны – благодаря этому онлайн-общение будет действительно продуктивным и позволит за короткий промежуток времени обсудить все возникающие вопросы. Пошаговая инструкция о том, как создать конференцию в Zoom, описывает перечень технических действий – это важно, но не стоит забывать и об организации процесса. Важно не игнорировать принципы взаимодействия с коллегами, чтобы рабочее совещание не превратилось в жаркие споры на посторонние вопросы.

Демонстрация экрана и реакции

Функция демонстрации экрана полезна для обучающих занятий, а также планирования рабочих моментов. Можно загрузить новый лист, на котором каждый сможет воспользоваться виртуальным карандашом, чтобы сделать надпись или рисунок. Можно открыть текст, изображения, фотографии, таблицы – и совместно их обсудить.

Если у пользователей отключены микрофоны, то они могут использовать доступные реакции – в ответ на обсуждение или ситуацию будет отправлен соответствующий смайл.

Настройка изображения и звука

Рекомендовано изначально проверить качество связи, убедиться в том, что все участники слышат организатора, видят демонстрируемые файлы или презентации. Но нередко звук может подвести в процессе общения. Как настроить звук в Zoom:

  • Нажать на микрофон – откроется меню параметров, в котором можно отрегулировать уровень громкости, а также другие параметры звучания;
  • Выбрать камеру в нижней части программы – нажав на неё, можно оценить качество изображения, подобрать подходящий виртуальный фон, сделать запись проводимой конференции.

Лучше проверить все параметры до созвона, чтобы в дальнейшем не тратить на это время и не отвлекаться от обсуждения поставленной задачи или темы дня.

Как сделать звонки в Zoom безопасными?

Ни в коем случае не стоит использовать файлы, скачанные из неизвестных источников – загрузить файл можно непосредственно с официального сайта. Все приглашения рассылаются исключительно адресно: личным сообщением, либо по электронной почте. На открытых площадках подобные ссылки лучше не публиковать. А чтобы конференция началась точно в срок, стоит выбрать функцию «Зал Ожидания» – в этом случае участники присоединятся к звонку и чату только после того, как к ним присоединится организатор.